État des lieux d’entrée : délai, coût et vérifications clés

L’état des lieux d’entrée fixe l’état du logement au moment où le locataire reçoit les clés. Le document sert de référence au départ pour distinguer l’usure normale, les défauts déjà présents et les dégradations qui peuvent être imputées au locataire.

Bien préparé, il limite les litiges sur le dépôt de garantie. Pour être utile, il doit être précis, contradictoire, daté, signé et remis à chaque partie, que la location soit vide ou meublée.

Table des matières

À quoi sert vraiment l’état des lieux d’entrée ?

Un constat contradictoire, pas une simple formalité

L’état des lieux d’entrée est un constat locatif établi entre le bailleur et le locataire, ou leurs représentants. Il décrit pièce par pièce l’état du logement, de ses équipements et, le cas échéant, de son mobilier. Il est dit contradictoire parce que les deux parties doivent pouvoir observer, commenter et signer le même document.

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Il peut être réalisé sur papier ou sur support électronique. Dans les deux cas, il doit rester suffisamment détaillé pour permettre une comparaison fiable avec l’état des lieux de sortie. Une mention vague comme “bon état général” protège mal les parties. Il vaut mieux écrire “peinture blanche avec deux impacts près de la fenêtre” ou “rayure visible sur le parquet devant le canapé”.

Le lien direct avec le dépôt de garantie

Au départ du locataire, le bailleur compare l’état des lieux d’entrée avec celui de sortie. Si une dégradation apparaît alors qu’elle n’était pas mentionnée à l’entrée, une retenue sur le dépôt de garantie peut être envisagée, sous réserve qu’elle soit justifiée. À l’inverse, un défaut inscrit dès l’entrée ne peut pas être reproché au locataire lors de la restitution des clés.

Sans état des lieux d’entrée, la situation devient plus risquée. Le logement peut être présumé remis en bon état, ce qui complique la preuve en cas de contestation. C’est pourquoi locataire comme propriétaire ont intérêt à ne pas expédier cette étape, même lorsque la relation semble cordiale.

Quand, avec qui et sur quel support le réaliser ?

Le bon moment : à la remise des clés

L’état des lieux d’entrée se réalise en principe lors de la remise des clés, avant l’installation effective du locataire. Le logement doit être accessible, éclairé, et les compteurs doivent pouvoir être relevés. Si possible, prévoyez un créneau assez large : un studio peut demander moins d’une heure, mais une maison meublée nécessite souvent davantage de temps.

Le locataire et le bailleur peuvent l’établir à l’amiable. Ils peuvent aussi mandater un agent immobilier, un administrateur de biens, un notaire ou un commissaire de justice. Si un professionnel intervient dans le cadre de la mise en location, les frais facturés au locataire pour l’état des lieux d’entrée sont plafonnés à 3 €/m² TTC maximum, dans la limite de la part payée par le bailleur.

Papier, numérique ou professionnel : quelles différences ?

Le support électronique est accepté, à condition que chaque partie puisse recevoir son exemplaire. Il facilite l’ajout de photos, des signatures numériques et des duplicatas. Le papier reste valable, mais il demande plus de rigueur : écriture lisible, pages paraphées si nécessaire, corrections validées par les deux parties.

Format	Avantages	Points de vigilance
Papier	Simple, accessible, utilisable sans outil	Risques d’oubli, photos à joindre séparément
Électronique	Photos intégrées, envoi rapide, meilleure lisibilité	Vérifier que chaque partie reçoit un exemplaire complet
Professionnel	Cadre plus neutre, méthode structurée	Coût éventuel, plafond de 3 €/m² TTC pour le locataire

Les vérifications à faire pièce par pièce

Les éléments visibles à ne jamais oublier

Commencez par les sols, murs, plafonds, portes, fenêtres et volets. Notez les taches, fissures, trous, traces d’humidité, rayures, carreaux fêlés, joints abîmés ou poignées défectueuses. Vérifiez ensuite les prises, interrupteurs, luminaires, radiateurs, robinets, chasses d’eau, siphons, VMC et systèmes de fermeture.

Dans une cuisine, testez les plaques, le four, la hotte, le réfrigérateur, le lave-vaisselle si ces équipements sont fournis. Dans une salle de bains, observez particulièrement les joints, l’écoulement, les traces de moisissure et l’état de l’émail. En location meublée, ajoutez l’inventaire du mobilier : nombre de chaises, état du matelas, vaisselle, table, canapé, rideaux, luminaires et accessoires listés au bail.

Photos, compteurs et mots précis

Les photos sont très utiles, mais elles ne remplacent pas les mentions écrites. Une bonne pratique consiste à associer chaque photo à une observation claire : “photo 4 : éclat sur carrelage cuisine, sous l’évier”. Relevez aussi les compteurs d’eau, d’électricité et de gaz lorsque c’est pertinent, ainsi que le nombre de clés, badges, télécommandes et boîtes aux lettres remis.

Un état des lieux fonctionne comme une preuve construite à partir de détails cohérents. Une rayure, une odeur d’humidité, un joint noirci ou une fermeture qui accroche peuvent sembler mineurs isolément. Ensemble, ces indices donnent une image fidèle du logement. Les noter avec méthode crée un dossier bien plus solide qu’une impression générale formulée trop vite.

La checklist rapide avant de signer

Tester les ouvertures : portes, fenêtres, volets, serrures, placards.
Allumer les lumières et vérifier plusieurs prises avec un chargeur.
Faire couler l’eau chaude et froide, observer la pression et l’évacuation.
Regarder derrière les meubles, sous les éviers et autour des radiateurs.
Noter les traces d’humidité, fissures, taches, impacts et rayures.
Photographier les défauts importants avec un cadrage large puis rapproché.
Comparer l’inventaire du mobilier avec les éléments réellement présents.

Signature, modification et désaccord : les droits à connaître

Après signature, tout n’est pas figé

Le locataire peut demander à compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de 10 jours après son établissement pour les éléments concernant le logement. C’est utile lorsqu’un défaut apparaît après l’emménagement : prise non fonctionnelle, fuite discrète, volet bloqué, trace masquée par un meuble ou dysfonctionnement passé inaperçu.

Pour le chauffage, un délai spécifique existe : la demande de modification peut être faite pendant le premier mois de la période de chauffe. Dans tous les cas, mieux vaut adresser la demande par écrit, idéalement avec des photos datées et une description précise. Le bailleur doit pouvoir identifier clairement ce qui est demandé.

Que faire en cas de refus de signer ?

Si l’une des parties refuse de signer ou si aucun accord n’est possible, il est possible de faire appel à un commissaire de justice. Les parties doivent alors être convoquées avec un préavis d’au moins 7 jours. Le constat établi apporte un cadre plus formel lorsque la discussion est bloquée.

Avant d’en arriver là, il est souvent préférable de formuler les désaccords directement sur le document : “le locataire signale une trace d’humidité au plafond, contestée par le bailleur”, par exemple. Cette mention montre que le point a été discuté et évite qu’il disparaisse du dossier.

Modèle, bonnes pratiques et erreurs à éviter

Utiliser un modèle sans le remplir mécaniquement

Un modèle d’état des lieux à télécharger peut faire gagner du temps, surtout s’il prévoit des zones par pièce, des cases pour les équipements, les relevés de compteurs et les signatures. Vous pouvez utiliser un modèle officiel, un formulaire fourni par une agence ou un document adapté à la location vide ou meublée.

L’essentiel est de ne pas se contenter de cocher “bon état” partout. Le document doit refléter le logement réel, pas un état théorique. Pour une location meublée, ajoutez un inventaire précis. Pour une colocation, veillez à ce que les parties communes et les chambres concernées soient clairement identifiées.

Les erreurs qui créent les litiges

La première erreur consiste à aller trop vite. Une remise de clés tardive, un logement mal éclairé ou un état des lieux réalisé avec les cartons déjà installés augmente les oublis. La deuxième erreur est de signer sans relire. Vérifiez que les réserves ajoutées oralement figurent bien dans le document final.

Évitez aussi les formulations ambiguës. “Usé” ne dit pas la même chose que “parquet rayé sur 40 cm près de l’entrée”. Plus le vocabulaire est concret, plus la comparaison avec l’état des lieux de sortie sera équitable. Enfin, conservez soigneusement votre exemplaire, les photos et les échanges écrits : ce dossier reste la meilleure protection si une contestation apparaît au moment du départ.